外贸客户接待的基本环节有哪些?

外贸客户来了,接待人员一定要有耐心,那么怎么接待呢?

以下是米贸搜为您整理的外贸客户接待流程。希望对你有帮助。

外贸客户接待的基本环节有哪些?

外贸客户接待流程

既然客人愿意来我们公司参观,他们一定有很大的诚意。但从这几年的案例来看,大部分来访的客人看似只是路人,却什么都没留下。说到底,来访客人的接待存在很大问题。接待不够周到真诚,细节不到位,没有让客人下单的理由和环境。所以我们经过充分的讨论,制定了一套客户流程,严格执行,让客户最终来到公司,感觉舒服,印象深刻,当场下单。

一.方向

公司接待客人的宗旨、原则和目的

目的:让客人感到宾至如归、友好和舒适。

原则:细节、尊重和发展

目的:提高公司拜访客户的订购率(现场订购和拜访后订购),将拜访客户发展成为公司的忠实客户。

二。客户拜访前各部门的准备工作:

1.行政部:(业务员应提前3-5天通知行政部,做好拜访准备。)

1)一套像样的茶具或咖啡杯,提升公司的档次和品味。咖啡杯要纯白瓷杯,茶杯可以是玻璃杯子。要求行政部在7月15日前购回茶具或茶杯。

2)酒水:在客人到达前一小时,通知前台李培月为客人准备什么样的酒水:茶、咖啡还是饮料。

3)纪念品:除公司常规相框外,业务员提前3天通知行政是否需要准备额外的纪念品,然后行政提前一天给商家。如果是相框,客人来的时候最好先拍照,给企划部留足时间设计相框。

4)工具箱:包括电池、剪刀、螺丝刀、订书机等。工具箱放在行政部,专门用来接待客人的。

5)环境布置:客人到达前半小时打开展厅空调,业务员会通知时间。并在展厅播放客户所在国家的国歌。

6)欢迎卡:写客户的国家、公司名称、客户名称。在欢迎卡前放一盆花。

2.仓库:业务员需要提前一天通知仓库客人他们感兴趣的产品。要在仓库准备和测试样品,请充电。客人到了,如果业务员要求,仓库人员要陪着去检测产品。

3.展厅管理:业务员需要提前一天通知展厅管理员,明天参观前要把展厅整理好,查漏补缺,所有产品收费。

4.推销员或纪录片:

1)负责与各部门沟通,传达信息。

2)业务或跟单需要提前一天准备报价单和目录,业务员对产品价格的熟悉程度。

3)在客人到达前打电话跟进,询问客人在哪里,与司机沟通。

二。详细信息(按时间段)

1.电梯接待:业务员需要通知公司,上楼时会有一个简短的欢迎仪式。销售人员应该和客人聊天,并带着微笑和轻松问候顾客。

2.欢迎仪式:公司全体同事站在公司门口,列队欢迎客户,热烈鼓掌。

3.客人进公司后,业务员负责介绍公司各部门代表。每个代表都要和客人打招呼,握手,要热情。如果是大客户,需要总经理出来迎接。

4.进展厅:建议业务员不要只谈工作,多询问客人的行程、对中国的印象等话题,拉近与客人的关系,缓和气氛。如果客人有足够的时间,可以带他们参观公司,介绍公司的企业文化(包括公司的组织机构,部门,许愿墙,照片墙,告知客户我们公司的口号和合唱等。).大客户可以请他们吃饭,或者问他们需要什么东西买,有需要可以陪他们逛街。注意:业务员陪客人逛公司的时候,其他同事看到客人想打招呼,都笑了。

5.送客人出去:1)先让客人打车或者让我们叫出租车。行政部门会在楼下打车。不要让客人到处打车。2)给客人送纪念品,送到楼下,互相拥抱道别。

6.后续:留下客人的电话,一个小时后问客人是否已经到达酒店,当天晚上给客人发邮件,发报价,问客人几天后是否回去,旅途是否愉快。销售员应该及时跟进订单。

外贸客户接待方法

首先,如何在机场接人

很多人觉得这是一件很容易的事情,但是你要想想飞机可能晚点的问题,你的客户可能还没有办法联系到中国的手机号。

首先,如果你是新人,一定要亲自去机场接人。你绝不能只叫司机。这个时候,你必须表现出你的注意力。况且你作为一个新人,一般没啥可跟的,所以客户对你来说才是最重要的。网上发几十封邮件还不如和客户面对面交流。

其次,如果你是第一次见这个客户,那么你一定要准备好接待牌,上面写着公司的名字,然后是客户的名字。在乘客出口处,你必须大方地举起它。有些人会觉得尴尬,但没必要。对于一个来外地谈生意的人来说,没有什么比一下飞机就有人来接他更开心的了。因为如果他下了飞机找不到你,这个时候他会很担心,尤其是那些第一次来中国,英语水平不是很高的客户。这就更重要了。

第三,在接到客户的简单了解后,要明确以下问题:

1.询问顾客是否想从中国购买手机卡。

2.顾客是否想简单地吃点东西(虽然飞机上有餐饮服务,但有些顾客不喜欢那些食物)

3.客户应该直接回工厂还是先去酒店?(这个很重要,因为你得搞清楚客户是什么样的人,是工作狂,还是普通商人,还是更喜欢异国风情的人。这对你接下来的对话非常有效。)

二、如何在车上交谈

一般来说,现在很多工厂都离机场很远。就我而言,大概2个小时。在这2个小时里,你不能什么都不说,所以你也要注意以下几点:

1.做好一切准备。

接客户之前,一定要准备好公司简介,一些新款等等。客户不一定要看,但是如果他真的想看,你一定要表现出来,尤其是那些时间紧迫或者是工作狂的人,他们是不会吝惜任何时间的。如果客户带着妻子或孩子来,那么不要忘记在车上准备一些小吃/饮料之类的东西。孩子毕竟不是成年人,他们的目的不是谈生意,但你也要照顾他们。

2.顾客需要休息。

如果有客户要求在车上休息,很多新人觉得这是一个非常好的建议,因为他们不需要自己准备任何话题,也不怕出错。但是你要知道,如果客户这样做了,你就失去了和客户沟通的过程。当然,如果你看到他真的累了,他休息也很正常。

3.简单问一下旅途情况。

与顾客谈论旅程。这些都是很客气的话题。

-机票好订吗?

-在飞机上舒服吗?

-餐饮可以吗?

-我需要确认回程机票吗?

对于一般东南亚的客户来说,这通常是不必要的,因为航班更多更密,去东南亚很方便,所以这个问题可以忽略。但是如果遇到非洲或者中东的客户,这个问题就很重要了,因为那里的航线很少,而且很有爆发力。他们订机票的时候,基本上都没有确定的返程日期,所以你一定要尽快帮他们安排好时间,尤其是像阿联酋航空。所有外贸新人都必须写下一些常用航空公司的电话号码。一般国际航空公司要分别写上海、广州、香港的分公司。有时候一个分支解决不了,另一个分支可能会帮你解决。所以,机票常识你一定要懂。否则,如果到时候你所有的问题都解决了,他的回程还不能确定,你就不知道怎么把客户送走了,因为有时候涉及到如果你提供酒店费用,这个成本会变得更高,所以你一定要注意这个问题。在谈机票的问题时,一定要把重点放在你的语气上,让客户知道你是为他着想,而不是尽快赶他走。非常注意这一点。

第三,到了工厂怎么沟通

客户到了工厂,一般都会去会议室或者接待室坐一坐。如果你的老板想亲自见他,或者你有老板想直接找他谈,那么你的责任就基本完成了。但是如果你的老板希望你成为一名翻译,他希望你承担全部责任,那么这就是你最重要的商务谈判。

1.如果可以的话,哪怕是全责,也要简单的把客户介绍给老板,握手问好。这说明你的重视,对你的工作还是很有好处的。当然,在见老板之前,你要了解一下情况。像一些中东人,他们想给一个脸颊仪式。你必须事先告诉你的老板,否则你会吓到他的。此外,如果一个中东人带了一个女人来,你的老板可以向她点头示意。人家不主动握手,就不要主动握手。

2.介绍工厂,看样品。这些都是你公司自己的东西,外人很难教你。

4.你在晚餐上谈论什么?

对于第一次来中国的人来说,你不应该准备那些奇怪的中国菜。随便找几个普通的,然后点一两个特别的作为介绍。但是一定要点一两道地道的中国菜,不然以后就没什么可谈的了。当然,如果顾客坚持要吃他们当地的食物,那么你应该试着找一些适合他口味的餐厅。

1.吃饭的时候说说菜。简单轻松。

2.不谈政治,这不在我们的讨论范围内。如果客户要求谈论它,或者这些新闻正在电视上播放,尽量避免。如果实在无法避免,就顺着客户的思路走,避免冲突。如果实在没有办法回答客户的问题,那就说:我是中国人,我信佛。等我回家,我替你问佛祖,明天给你答复。考虑一下这个问题,不要停留在那里。

3.价格就不说了。这是非常敏感的。吃饭的时候不要谈价钱。如果客户真的想谈,你也要带。

4.说说其他客户,这个你可以夸大。告诉他你上个月做了什么客户,买了多少东西。货到客户处后,很快就卖光了。现在你要重新下单,型号和你的一样,以此类推。你要说的话很真实,这样人们就不会知道你在撒谎;或者哪个客户买了哪个型号(这个型号是你们公司的旗舰,但是客户这次没有问这个型号的信息),让他知道这个型号卖的好,让他心里有数;如果你不喜欢客户这次生产的型号,也就是说即使客户下了订单你也不想做这个型号,那么这个时候你就要暗示这个型号的销量不是很好之类的话——(但是你说的这些必须是之前和客户合作成功或者不成功的案例,一定要说实话。这个你要自己慢慢想,不要空口说白话)

5.送客人回酒店。

你已经基本完成了当天的任务。把客户送到酒店后,确定第二天什么时候要去接他,或者客户有什么特殊要求。如果客户要求你晚上和他一起出去,我建议第一次不要出去。夜生活中还是会有很多不安全的因素。如果出了问题,你不能承担任何责任,公司会对你有不好的印象。

外贸客户接待技巧

保持愉快的心情,积极迎接客户的到来。需要提前向公司汇报,合理安排时间,避免时间冲突,然后合理安排车辆和接送人员。你可以在公司的LED灯上打出欢迎词来欢迎顾客。最好提前准备一些关于公司的英文介绍,以及整个制作过程的英文,这样翻译起来会比较困难。另外,客人可能会问的一些问题也要提前准备好。和客户确认接机时间、地点、人数,然后提前预定酒店。

了解客户,包括他们的详细联系方式,公司背景,公司实力,经营状况,经营范围等等,从而对客户进行评价。根据客户的档次不同,对应的接待费用和时间也不同,要区别对待。详细了解外方谈判代表的具体情况,包括年龄、学历、爱好、身体健康状况、在外企的职位、业务记录、对投资项目的兴奋程度等。了解客人的宗教问题,方便接待。多了解客人的民族风俗习惯和喜好,注重细节,尽可能多了解自己的城市文化和景点。当然,你应该更多地了解自己的文化。客人问的时候至少要知道一点。

最好亲自去机场或车站接待客户,用接待卡或客户照片问候客户。在车上与顾客交谈可以是轻松愉快的,比如询问顾客的旅程,进一步了解他们的喜好、禁忌、宗教文化,加深了解。送客户到预定的酒店,办理入住手续,说明早餐的时间地点,注意一些注意事项。并确认第二天接客户的时间。

第二天准时去酒店接客户(不同国家的客户对时间的观念不一样,所以我们一般会提前10分钟在酒店大堂等。接到工厂或办公室后,根据行程安排参观、谈话,安排专人记录会议内容。如果是第一次接触,要安排多媒体会议室,双方可以用投影幻灯片介绍各自的企业。带客户参观公司,最好有领导陪同,以示对客户的尊重。在拜访过程中,尽量专业地介绍公司产品,确保给客人留下良好的专业印象。什么都不知道就不要问问题。同时,记得和客户合影。一定要随身携带笔记本,随时记录客户的要求和询问的款式,以便在邮件回访中有的放矢。让所有客人都知道自己公司的运作模式,可以让他们更倾向于合作,在敏感问题上保持沉默。应该避免保守的习惯。不要对你的客人撒谎。你是工厂,自己做产品。客户的一些关键评价方法是如何与你合作,你如何与他互动,你的产品质量的竞争优势和你的交货期的稳定性。

餐厅的选择:不一定要豪华,但一定要看起来干净。因为出去工作,身体很重要。如果他们因为拉肚子而无法工作,他们的中国之旅将是一大损失。菜品的选择:一定要问:有什么不吃的吗?有你不吃的东西吗?)这个问题其实很关键。外国人的体格和中国人的有很大的不同。他们对许多东西过敏。同时,由于宗教信仰等方面的影响,有些食物是顾客禁忌的,一定要注意。尽量营造一个轻松的用餐环境。你可以带顾客逛逛街道,感受当地文化。也可以去酒吧、KTV等地方放松一下,看看顾客的喜好。

临走前,客户可以送一份中国特色的小礼物。价格不一定太高,但一定要有纪念意义。外商离开后,要写一封感谢信,感谢他们的来访,同时还要写下以前的一些错误。客户回国后一周内要频繁发邮件、打电话,这是客户退单的最佳时机。当然,如果能在客户拜访时确认订单就更好了。

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